Vantagens da computação em nuvem para o seu ambiente fiscal

É com certa frequência que ouvimos falar sobre as vantagens do cloud computing para os negócios de uma empresa. E que, atualmente, tudo está na nuvem e se a sua companhia não trabalha com este sistema, mais cedo ou mais tarde você terá que se adequar a esta realidade. Espero que este artigo te ajude a entender a razão da mudança.

Analisando os maiores institutos de pesquisas, como o Gartner, os últimos estudos revelaram que apenas este ano os investimentos das empresas brasileiras em cloud devem chegar a US$ 4,5 bilhões e a estimativa deles é que este montante atinja os US$ 20 bilhões até 2020.

O cloud já é uma realidade para as mais diversas áreas de uma empresa ou mesmo no nosso dia a dia. Ele está transformando as nossas vidas e mudando como fazíamos operações simples, como ir ao banco (internet banking), alugar um filme (Netflix), ouvir música (Spotify), pegamos um taxi (Uber) ou nos comunicamos (Whatsapp).

No entanto, essa tecnologia também é totalmente aplicável à sistemas de alta complexidade como aplicativos empresariais (ERPs, CRMs)  e também ferramentas fiscais.

Se levarmos em consideração a complexidade do sistema fiscal brasileiro, onde as alterações podem acontecer em um piscar de olhos, qualquer erro pode acarretar em retrabalhos, ou o que é ainda pior, multas e outras penalidades. Ter soluções capazes de acompanhar essas mudanças de forma rápida, prática e escalável podem ser um grande diferencial para as companhias manterem-se em conformidade.

Analisando todo este cenário e na tentativa de desmistificar as vantagens do cloud aplicado à área fiscal das companhias, destaco cincos pontos que farão você olhar para essa oportunidade de forma muito mais plausível para o seu negócio:

Flexibilidade – Dentre as inúmeras vantagens de ter seus arquivos na nuvem, destaco a flexibilidade como um ponto primordial. Com o cloud, seus documentos podem ser acessados a partir de qualquer local que você esteja. Além do acesso manual, sistemas inteligentes podem acessar o mesmo arquivo para validações e consumo. Para o caso das ferramentas fiscais, a arquitetura possibilita que as modificações e alterações das regras de tributação e das próprias alíquotas, conforme as novas leis e portarias do governo entram em vigor, possam ser feitas uma única vez e disponibilizadas instantaneamente. A atualização é feita automaticamente em todo o sistema, sem a necessidade da empresa fazer atualizações de softwares o que poderia trazer riscos à operação.

Praticidade – Ferramentas funcionando em cloud proporcionam redução de custos com infraestrutura, já que o aplicativo e sua base de dados não precisam estar alocados dentro da estrutura da empresa. Além de ter uma retenção de arquivos físicos drasticamente diminuída, na gestão fiscal das empresas a nuvem otimiza as atividades operacionais, trazendo maior organização, além de tornar a geração das obrigações acessórias, os cruzamentos das obrigações e outras atividades das áreas fiscal e contábil mais ágeis e seguras.

Conformidade– Trazer o ambiente fiscal para ferramentas em cloud garante às companhias manterem a conformidade exigida pelo governo em dia. No Brasil, modificações na legislação acontecem com uma frequência elevada e manter este setor atualizado não é uma tarefa fácil, além de implicar no aumento da carga de trabalho das equipes internas. No modelo nuvem, a solução também permite que as operações fiquem nas mãos de especialistas para que as empresas possam se focar em seu core business.

Conectividade - Um aspecto muito importante desta tecnologia é permitir que soluções diferentes possam conversar entre elas de uma forma simples e segura.

No mundo fiscal, a conectividade é, além de essencial para comunicação com o governo e emissão de documentos como NF-e, fundamental para manter alta velocidade de resposta e ainda conseguir conformidade. Além do processo padrão, como a emissão de um SPED fiscal por exemplo, a solução no modelo nuvem pode rapidamente e, em tempo real, se conectar com outros sistemas e serviços para validar informações, entidades e conformidade. A velocidade e a flexibilidade será maior se todos os sistemas estiverem no modelo nuvem.

Segurança- Outro ponto importante da tecnologia cloud é a segurança. Apesar de parecer que este sistema coloca as informações em risco se comparado com modelos locais (on premise), na realidade é ao contrário. Como a estrutura de cloud pode ser acessada por outras pessoas ou sistemas virtualmente de qualquer lugar do mundo, o nível de segurança colocado nos data centers é muito maior e com equipes especializadas no assunto. Adicionalmente, como o sistema é único, a segurança fica localizada em apenas um lugar, em vez de se preocupar com o que pode acontecer com servidores nos escritórios das empresas. Por último, o maior risco de segurança, e que se aplica ao setor fiscal, é o acesso indevido de pessoas não autorizadas ao próprio servidor (fisicamente), permitindo uma quebra de segurança de dados ou de funcionalidade ao sistema como um todo.

*Rodrigo Zerlotti é Gerente Geral da Avalara América Latina