Controle tributário: como manter as entregas em dia com o Fisco

Com o isolamento social, uma das principais medidas preventivas para conter o avanço do novo coronavírus, o home office, foi adotado como modelo de trabalho em várias organizações. De repente, a rotina de profissionais de pequenas e grandes empresas mudou.

Mas, especialmente para alguns setores, conduzir a gestão dos trabalhos a distância nem sempre é uma tarefa simples. No departamento contábil/fiscal, fazer o controle tributário  pode ser especialmente desafiador. 

Afinal, como se manter em dia com o Fisco e gerenciar o pagamento de impostos e as diversas entregas fiscais com o time de colaboradores trabalhando em diferentes espaços? 

Neste contexto, imprimir os documentos e arquivá-los em pastas físicas se torna um processo totalmente inviável. 

Mas, então, qual seria a melhor maneira de gerenciar o calendário fiscal e a guarda dos comprovantes de entrega de obrigações como o EFD Fiscal, EFD Contribuições, ECD, ECF, DCTF,  e outros documentos, em um único painel , mantendo a equipe conectada e focada? 

Neste artigo, é possível entender como a automação fiscal pode descomplicar a gestão contábil e fiscal, aumentando a produtividade e a qualidade das entregas.

Avance na leitura!

Na prática, o setor contábil/fiscal de uma empresa tem, em média, 30 obrigações por mês a serem cumpridas. Considerando as obrigações principais e acessórias e, âmbito Federal, Estadual, Municipal, Trabalhista e Previdenciário, esse número pode chegar a 40, dependendo do período do ano e ramo de atividade da empresa. Imagine este número multiplicado por todas suas empresas e estabelecimentos?

Para cada entrega, os profissionais precisam executar uma série de tarefas e processos que culminam na entrega da obrigação ao Fisco. São muitas exigências e qualquer falha pode comprometer o resultado, gerando atrasos, mas também multas e prejuízos para a empresa.

Quando o gerenciamento deste processo é feito manualmente, as chances de incorrer em erros são ainda maiores. E se todos estão trabalhando em home office, a complexidade do controle tributário (várias datas de entrega foram alteradas com a pandemia) e o risco de falhas aumenta muito. 

O desafio, agora, é repensar o modus operandi e a dinâmica do setor contábil/fiscal e de outros departamentos da empresa. 

Se os processos eram feitos manualmente, com a manutenção das datas corretas e guarda de documentos totalmente descentralizada, como fazer diferente? É possível tornar as atividades mais simples e assertivas, ganhando produtividade e transparência na gestão fiscal?

Não só é possível, mas também necessário. Além de se tornar inviável no home office, a guarda descentralizada de documentos dificulta a identificação de não conformidades, bem como a disponibilização destes documentos para atendimento de auditorias e fiscalizações. 

Usar os sistemas locais para armazenamento de comprovantes de pagamentos de impostos e recibos de entrega de obrigações também expõe a empresa a sérios riscos, como a perda de arquivos e informações importantes. Em uma auditoria, como justificar a ausência de um documento porque a pasta foi perdida ou um HD foi formatado? 

É possível observar que não se trata apenas de organização, gestão de tarefas e produtividade. Mas, principalmente, de controle tributário, compliance e governança. 

Para organizar as demandas do time do setor contábil/fiscal, é possível contar com a ajuda da tecnologia. Com os profissionais trabalhando remotamente, explorar as soluções disruptivas, para otimizar o controle tributário, é a melhor maneira de orientar os colaboradores.

Os recursos e funcionalidades de um sistema de gestão facilitam as tarefas rotineiras, garantindo a entrega das obrigações de acordo com o previsto no calendário fiscal.

E sabe o que é melhor? Gerenciar as demandas do departamento com uma ferramenta digital pode ser simples e prático por uma série de razões diferentes. Veja, a seguir, algumas delas!

1. Automação fiscal não exige instalação

Uma solução tributária completa, ofertada na modalidade de Software as a Service (SaaS) não exige instalação em servidor físico ou nos desktops. O sistema fica disponível na nuvem e pode ser acessado usando um browser, com navegadores  como o Google Chrome, Internet Explorer, entre outros.

2. Calendário fiscal monitorado automaticamente

A data de entrega de uma obrigação foi alterada (muito mais rotineiro em tempos de pandemia) e o time do departamento contábil/fiscal não recebeu essa informação. Essa é uma situação frequente que acontece quando o departamento não tem um controle automatizado do calendário de obrigações.

Com a automação fiscal, o gerenciamento pode se tornar muito mais simples e assertivo. Isso porque o sistema atualiza, automaticamente, as datas de entrega das obrigações principais e acessórias. Desse modo, o time não precisa perder tempo checando o calendário: as datas estão definidas e, sempre que preciso, são atualizadas. Os profissionais têm condições de se organizarem, tendo uma programação sempre à mão!

3. Configuração de responsáveis

Não raramente prazos são perdidos e tarefas deixam de ser concluídas, porque os profissionais não entendem a responsabilidade deles no processo. Com a automação fiscal, o gestor não corre esse risco.

Isso porque o sistema permite a atribuição de tarefas para cada grupo de trabalho. O líder pode, inclusive, indicar as demandas de cada profissional do time, tornando a gestão mais transparente. 

4. Alertas disparados por email para profissionais

Para evitar a perda de prazos de entrega das obrigações fiscais, o sistema de gestão envia alertas por e-mail. Desse modo, os colaboradores podem se organizar para cumprir com a obrigação dentro do prazo. 

5. Armazenamento estruturado e seguro na nuvem

Esse é outro benefício da automação fiscal. Diferente do armazenamento de documentos em pastas físicas e/ou em computadores descentralizados, os colaboradores mantêm os arquivos em um ambiente seguro e na nuvem, tornando a rotina do setor mais simples. Isso porque todos os envolvidos têm acesso simultâneo aos documentos. 

Basta conexão e permissão para consultar ou manipular os arquivos como comprovantes de pagamentos de impostos, declarações e recibos de obrigações como as do projeto SPED, entre outros.

Para viabilizar a rotina do setor fiscal em tempos de isolamento social e a necessidade do home office, a melhor alternativa é contar com a tecnologia. Uma solução tecnológica especializada vai permitir o cumprimento da agenda fiscal e assegurar o controle tributário de todos os processos.

Ficou interessado e quer saber mais sobre uma solução para gerenciar as entregas fiscais? Veja neste vídeo como utilizar um calendário fiscal automatizado a favor do seu negócio.