Cálculo correto do imposto sobre vendas nos EUA é fundamental para sobrevivência da organização

As regras de compliance fiscal nos EUA não são exatamente simples. São mais de 13 mil jurisdições diferentes, entre cidades, estados e distritos, muitas dessas com atualização diária de regras ou alíquotas. Com o crescimento expressivo do comércio eletrônico, a expansão dos requisitos de arrecadação de impostos sobre vendas também ganhou importância, o que ocasionou sérios problemas para os varejistas online. Imagine a dificuldade de monitorar diariamente milhares de taxas e códigos de relatórios diferentes na hora de precificar e faturar seus produtos!

Apenas para efeito de ilustração, em 2018 o comércio eletrônico correspondeu a 14,3% do total de vendas do varejo, no mercado americano. Com a pandemia causada pela COVID-19 e o fechamento de lojas, em 2020 este número subiu para 21,3%, um crescimento de 44% em relação ao ano de 2019. Como lidar com este rápido (e em muitos casos não planejado) crescimento e se manter em dia com as  obrigações fiscais respeitando as peculiaridades de cada distrito, cada região?

Para empresas brasileiras com subsidiárias nos EUA, esse pesadelo é ainda maior, uma vez que a distância dificulta o acompanhamento. Pensando nisso, surge o AvaTax US, uma solução da AVALARA que faz o cálculo correto dessas taxas na venda de todos os produtos, sejam eles B2B ou B2C, em especial para e-commerce. 

Embora a venda online esteja ajudando muitas empresas a se manterem solventes na época do COVID-19, também pode expandir o impacto sofrido pelo imposto sobre vendas.

Pela legislação americana, o nexus é uma conexão entre uma empresa e um estado. Este, por sua vez, passa a ter permissão para exigir que a empresa se registre naquela jurisdição e recolha e remeta o imposto sobre vendas. Ter uma presença física em um estado, como uma loja ou até mesmo um estoque, cria automaticamente um nexus. Uma empresa também pode criar vínculo unicamente por meio da atividade econômica em um estado (por exemplo, US$ 100.000 em vendas anuais). O nexus econômico foi adotado por todos os estados com um imposto sobre vendas, exceto Flórida e Missouri.

À medida que as vendas continuam a crescer para os varejistas online, a probabilidade de estabelecer um nexus  econômico em um ou mais estados também aumenta. E uma vez que eles acionam a obrigação de coletar impostos sobre vendas em outro estado, os varejistas precisam garantir que eles cobrem a taxa certa em cada jurisdição.

Este é o grande desafio! Quarenta e cinco estados e Washington, D.C., têm um imposto sobre vendas em todo o estado e 38 estados têm impostos sobre vendas locais. Não há imposto geral sobre vendas no Alasca, Delaware, Montana, New Hampshire e Oregon, embora o Alasca permita impostos locais sobre vendas. Imagine calcular manualmente tudo isso e aplicar em sua plataforma de vendas! Para se ter uma ideia, só no Texas são cerca de 1.500 jurisdições fiscais diferentes. 

Pelo menos uma taxa de imposto sobre vendas e uso está associada a cada jurisdição, e algumas jurisdições - como muitas no Missouri - permitem taxas diferentes para impostos de uso, alimentos, serviços públicos e muito mais. Para cada transação, os vendedores devem coletar a taxa combinada total em vigor onde a venda é originada: a taxa estadual (exceto no Alasca) mais todas as taxas locais e distritais especiais aplicáveis.

Vender em várias jurisdições certamente causa uma sobrecarga na área fiscal de qualquer empresa. A tarefa de atribuir a taxa correta para cada produto em cada subdistrito torna-se quase impossível se considerarmos que em muitas regiões as atualizações são diárias. Em 2019 houve mais de 34 mil alterações na taxa de imposto sobre vendas e uso nos EUA e no Canadá. São quase 100 alterações por dia!

É completamente inviável a um e-commerce que tenha centenas ou milhares de produtos, controlar essas variações e atualizações.  Rapidamente a política de preços e o recolhimento de taxas e impostos ficam defasados, causando prejuízo para a empresa seja pelo cálculo de lucratividade ou até mesmo por multas causadas pelo cálculo incorreto.

Se é impossível resolver este problema de forma manual, como proceder para ter um e-commerce viável e ficar dentro das regras de compliance fiscal? A solução está em uma tecnologia de fácil acesso e já estabelecida em diversas outras aplicações: a Geolocalização.

Com ela, as empresas aplicam as taxas e regras mais atualizadas a cada transação. Ela tem a chamada precisão de nível de telhado, que é essencial para este tipo de cálculo. Em Colorado Springs, por exemplo, a taxa de imposto sobre vendas no lado leste de uma rua é de 8,2%, enquanto a taxa no lado oeste da mesma rua  é de 5,13%. Com a geolocalização é possível ter o cálculo preciso de acordo com o endereço correto.

Mais um exemplo da complexidade do cálculo: durante o feriado anual do imposto sobre vendas do Tennessee, que normalmente ocorre no último fim de semana de julho, roupas, computadores e certos materiais escolares ficam isentos de impostos sobre vendas no lado do Tennessee, mas estão sujeitos ao imposto sobre vendas no lado da Virgínia. No fim de semana seguinte, os produtos qualificados para o feriado fiscal sobre vendas da Virgínia ficam isentos de imposto sobre vendas no lado da Virgínia, mas tributáveis ​​no lado do Tennessee. Sendo assim, a geolocalização acaba sendo a melhor – se não a única – ferramenta para resolver essa disparidade de cálculos.

Conforme dissemos anteriormente, além da grande variedade de taxas, tem também a quantidade gigante de alterações. Nem sempre as empresas são notificadas com tempo hábil para planejar a mudança, muitas vezes isso acontece quase de um dia para o outro. Para termos como exemplo, os condados e municípios do Alabama devem notificar o Departamento de Receitas do Alabama por escrito pelo menos 60 dias antes da data efetiva de um novo imposto ou emenda. 

No entanto, o departamento às vezes não recebe ou publica avisos de alteração de taxa até alguns dias antes de uma alteração entrar em vigor - ou mesmo semanas ou meses após a alteração ter ocorrido. Os avisos geralmente referem-se a novas cobranças de impostos ou mudanças nas taxas, mas às vezes eles anunciam uma mudança no código de relatório e em outras uma mudança administrativa. 

Como Colorado, Louisiana e vários outros estados, o Alabama é um estado autônomo, o que significa que os governos locais têm autoridade para administrar e cobrar seus impostos locais sobre vendas. Alguns o fazem, enquanto outros têm o Departamento de Receitas do Alabama para administrar e coletar impostos locais em seu nome. Periodicamente, uma autoridade tributária local interrompe os serviços prestados pelo Departamento de Receita do Alabama, optando por administrar ela própria o imposto local sobre vendas. E periodicamente o inverso é verdadeiro, e um governo local pede à autoridade tributária estadual que administre e recolha o imposto sobre vendas em seu nome.

Estes são apenas exemplos que demonstram a complexidade de cálculo das taxas. 

Como se não bastasse a complexidade para calcular as taxas, ainda existem diversos programas de isenção de impostos sobre vendas. Recentemente, vários estados impuseram novos impostos sobre refrigerantes e outras bebidas adoçadas; outros criaram isenções para fraldas e/ou produtos de higiene feminina.

Milhares de produtos normalmente tributáveis ​​estão temporariamente isentos durante as isenções fiscais estaduais sobre vendas. Aproximadamente 17 estados têm uma ou mais isenção de imposto sobre vendas a cada ano e, em 2019, havia mais de 115.000 atualizações nas regras de isenção de imposto sobre vendas nos EUA.

Devido a isenções fiscais de vendas, alterações de taxas e tributação de produtos, mudanças de limites e outros fatores, as empresas não podem simplesmente definir as taxas de impostos sobre vendas em seus sistemas e esquecê-las. É necessário estar atento às constantes mudanças que poderão afetar o compliance fiscal da empresa. Aplicar uma taxa ou código incorreto a uma transação pode levar a erros no carrinho de compras ou no sistema, ou até mesmo a problemas maiores nos âmbitos financeiro e/ou fiscal.

Automatizar o cumprimento do imposto sobre vendas é a melhor opção. O Avalara AvaTax US é uma solução de vendas e cálculo de impostos, totalmente  em nuvem, que conta com tecnologia de geolocalização para identificar locais exatos. Ele leva em consideração taxas e circunstâncias especiais, como taxas específicas de produtos e isenções fiscais sobre vendas, e monitora as atividades de negócios, alertando você quando há risco de estabelecer vínculo em uma nova jurisdição. 

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