Inutilização da NFe: o que é, quando fazer e como regularizar erros de numeração

Ao emitir documentos fiscais eletrônicos, é comum ocorrerem falhas que afetam a sequência numérica das notas. Essas falhas, muitas vezes causadas por erros técnicos ou operacionais, precisam ser regularizadas para evitar inconsistências e possíveis autuações. 

É nesse contexto que entra a inutilização da NFe, um procedimento obrigatório para manter a conformidade fiscal da empresa.

Confira a seguir tudo o que você precisa saber sobre inutilização da NFe, como fazer e em quais casos utilizar esse recurso:

Toda Nota Fiscal Eletrônica (NFe) segue uma numeração sequencial. Isso significa que, se a nota nº 1000 foi emitida, a próxima obrigatoriamente deve ser a nº 1001.

Quando há uma quebra nessa sequência, por exemplo, se uma nota não chega a ser autorizada pela SEFAZ, é necessário comunicar o fato ao Fisco por meio do processo de inutilização.

A inutilização da NFe serve para informar que determinados números não serão utilizados em futuras emissões. Assim, a empresa demonstra transparência e evita suspeitas de sonegação fiscal.

O pedido deve ser feito até o décimo dia do mês subsequente ao da ocorrência do erro. Após esse prazo, a solicitação pode ser rejeitada pela SEFAZ.

É válido ressaltar que existe a possibilidade do Fisco não reconhecer o pedido de inutilização, caso seja identificado algum tipo de fraude.

O cancelamento acontece após a autorização da nota, quando há erro nas informações, como valor, produto ou destinatário. Já a inutilização é usada antes da autorização, quando há falha na sequência numérica que impede a continuidade das emissões.

Em outras palavras:

• Cancelar é corrigir um erro em uma nota já emitida.
• Inutilizar é informar que uma numeração foi pulada e não será usada.

Ou seja, para os órgãos responsáveis, como a SEFAZ e a Receita Federal, não houve emissão e envio da nota fiscal para comprovar o rendimento da venda de produtos ou prestação de serviços.

Além da quebra na sequência, há outras situações em que o processo de inutilização é necessário, como:

• Usuários que substituem os modelos antigos 1 ou 1A de documentos fiscais pela Nota Fiscal Eletrônica (NFe), mantendo a sequência numérica anterior;
• Situações em que algum imprevisto impede o envio ou recebimento do documento fiscal eletrônico; 
• Casos em que a empresa decide inutilizar números fiscais que não foram utilizados em um determinado período;
• Quebra na sequência não ser intencional, com intencional (fraude);
• A numeração da NFe não foi utilizada anteriormente em outra Nota Fiscal, mesmo que tenha sido de um documento cancelado ou autorizado. 

Em todos esses casos, apenas a numeração da nota foi criada, mas o documento fiscal não chegou a ser emitido. Essa situação pode levar o Fisco a entender que a empresa está omitindo parte de seu faturamento.

A ausência de regularização pode levantar suspeitas de omissão de receita, uma prática considerada sonegação fiscal, conforme a Lei nº 8.846/1994, sujeita a multas e até prisão.

A inutilização não deve ser feita quando:

• Não houve quebra de sequência;
• A nota já foi autorizada, cancelada, devolvida, rejeitada ou complementar.

Nesses casos, o número já está registrado no sistema da SEFAZ e não pode ser reaproveitado.

O processo de inutilização é simples, mas precisa seguir regras específicas:

1. Comunique à SEFAZ sobre a quebra de sequência até o 10º dia do mês seguinte;
2. Acesse o sistema emissor que sua empresa utiliza;
3. Preencha os campos obrigatórios, como: emitente, modelo, ambiente, ano, série, número inicial e final, além da justificativa;
4. Envie a solicitação e aguarde a validação da SEFAZ.
   

No caso do sistema da Avalara, o processo é automatizado e permite que o usuário preencha os campos diretamente no emissor, garantindo que o pedido de inutilização seja registrado corretamente e dentro do prazo.

Após a autorização, os números inutilizados devem ser lançados nos livros fiscais, sem valores monetários, respeitando as normas de escrituração fiscal.

O que acontece se o contribuinte não inutilizar a NFe

Ignorar a inutilização de notas com erro na numeração pode gerar uma série de complicações, como:

• Inconsistências nos registros fiscais;
• Aplicação de multas previstas na legislação estadual;
• Problemas em auditorias e fiscalizações;
• Bloqueio na emissão de novas NFes até a regularização da situação.
  

Por isso, ao identificar problemas na emissão de um documento fiscal, verifique possíveis erros na numeração. Além disso, ao solicitar a inutilização, é necessário apresentar uma justificativa para que a SEFAZ aprove a solicitação.

Como a Avalara pode ajudar

Contar com um sistema de mensageria fiscal pode tornar esse e outros processos mais fáceis. 

Quando for necessário inutilizar uma NFe, a Mensageria 2.0 da Avalara poderá fazer isso para o seu negócio e garantir que você fique em dia com as suas obrigações acessórias. 

Além disso, com ele você tem:

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