E-Invoicing – Häufig gestellte Fragen

Die elektronische Rechnungsstellung, auch E-Invoicing genannt, ist der Prozess der Erstellung und Übermittlung einer elektronischen Rechnung (E-Rechnung) für den Datenaustausch zwischen einem Anbieter und einem Käufer. Wenn die E-Rechnung als strukturierter Datensatz bereitgestellt wird, kann der Empfänger die Rechnungsdaten automatisch in sein Abrechnungs- oder ERP-System einfügen.

Regierungsbehörden auf der ganzen Welt fordern die Nutzung von E-Invoicing bei Geschäftstätigkeiten. Das E-Invoicing umfasst auch zunehmend die Steuermeldungen in Echtzeit an die Steuerbehörden (Real-Time Reporting). 

Der Hauptunterschied zwischen E-Invoicing und herkömmlicher Rechnungsstellung besteht in der Art der Rechnungserstellung, -zustellung und -bearbeitung. Bei der herkömmlichen Rechnungsstellung werden die Rechnungen in Papierform erstellt und dem Kunden oder der Kundin physisch übermittelt. Der Kunde bzw. die Kundin gibt die Rechnungsdaten dann manuell in das eigene Abrechnungssystem ein. Im Gegensatz dazu umfasst das E-Invoicing die Erstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen, die in strukturierten Formaten vorliegen und daher die automatische Verarbeitung  im Abrechnungssystem der Kund*innen ermöglichen. Die manuelle Dateneingabe entfällt, wodurch Fehler verringert, die Effizienz gesteigert und Kosten eingespart werden können. Entgegen der landläufigen Meinung werden beim E-Invoicing die Rechnungsdaten nicht als PDF-Datei per E-Mail versendet, da die Daten in einer PDF-Datei weiterhin manuell in die Kreditorensysteme eingegeben werden müssen.

B2B-/B2G-/B2C-E-Invoicing ist die Nutzung elektronischer Rechnungen bei Geschäftsvorgängen zwischen zwei Unternehmen (B2B), zwischen einem Unternehmen und einer Regierungsbehörde (B2G) oder zwischen einem Unternehmen und einem Verbraucher (B2C).

In vielen Ländern besteht eine E-Invoicing-Pflicht für alle drei Arten dieser Geschäftsbeziehungen, andere Länder wiederum schreiben E-Invoicing nur für eine oder zwei Arten dieser Geschäftsbeziehungen vor.

Bei B2C-Geschäftsbeziehungen umfasst das E-Invoicing in der Regel auch die Meldung der Daten in Echtzeit (Live Reporting oder Real-Time Reporting) und die Freigabe der Rechnung durch die Steuerbehörde. Die Rechnung wird dann auf dem üblichen Weg (in Papierform oder als PDF-Datei) an den Verbraucher geschickt (da Rechnungen in strukturierten Datenformaten von den Verbrauchern nicht empfangen und gelesen werden können).

Einige Vorgaben umfassen nur die Verpflichtung, E-Rechnungen anzunehmen, während andere das Versenden von E-Rechnungen verlangen. 

Avalara E-Invoicing and Live Reporting ist eine SaaS-Lösung für die elektronische Rechnungsstellung, die es international tätigen Unternehmen ermöglicht, ihre Compliance-Verfahren zu vereinfachen. Sie kann über eine einzige Programmierschnittstelle (API) in Unternehmenssysteme integriert werden und ist so konzipiert, dass sie den sich verändernden Anforderungen für E-Invoicing und Live- Reporting (also Meldung der relevanten Daten in Echtzeit an die Steuerbehörde) in verschiedenen Ländern gerecht wird. Dadurch können Unternehmen E-Rechnungen austauschen sowie Daten in Echtzeit über die Plattformen und Datenaustausch-Netzwerke der Steuerbehörden melden.

Moderne E-Invoicing-Systeme sind flexibel und skalierbar und lassen sich problemlos in bestehende Systeme integrieren. Um neuen und sich abzeichnenden Anforderungen Rechnung zu tragen, sollten Unternehmen Lösungen wählen, die den E-Invoicing-Vorgaben entsprechen - in allen Regionen, in denen sie tätig sind oder eine Geschäftstätigkeit anstreben. 

Unternehmen sollten E-Invoicing einführen, um in Ländern, die E-Invoicing vorschreiben, weiterhin die Compliance-Vorgaben zu erfüllen und ihre Geschäftstätigkeit fortführen zu können. Auch müssen alle Firmen die Compliance in Ländern gewährleisten, in denen sie eine Geschäftstätigkeit aufnehmen möchten. Gleichzeitig profitieren Unternehmen im Rahmen der digitalen Transformation durch das Einführen von E-Invoicing von automatisierten AP/AR-Prozessen. 

Es ist empfehlenswert, eine E-Invoicing-Lösung einzuführen, sobald Sie einen Anbieter gefunden haben, dessen Lösung Ihren laufenden E-Invoicing-Anforderungen gerecht wird. Regierungsbehörden geben ihre Absichten im Voraus bekannt. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen vorausschauend planen, um einen unterbrechungsfreien Betrieb zu gewährleisten und sicherzustellen, dass die Unternehmensstandards den Vorschriften entsprechen. 

In Europa und darüber hinaus nutzt eine stetig wachsende Zahl von Unternehmen E-Invoicing-Lösungen, um ihre Rechnungsstellungsprozesse zu optimieren und ihre Prozesse effizienter zu gestalten. Nachfolgend sind einige Trends aufgeführt, von denen die Zukunft des E-Invoicing geprägt wird:

• Zunehmende Durchsetzung: angetrieben durch Faktoren wie staatliche Auflagen, Kosteneinsparungen und verbesserte Effizienz. 
• Stärkere Automatisierung: zur weiteren Optimierung des E-Invoicing-Verfahrens, dadurch weniger manuelle Eingriffe und Fehler. 
• Interoperabilität: Der Austausch von E-Rechnungena zwischen verschiedenen Systemen und Plattformen gewinnt immer mehr an Bedeutung, da Unternehmen sich mit einem breiteren Spektrum von Handelspartnern austauschen möchten. Die Nutzung standardisierter E-Invoicing-Formate und offener Netze wie Peppol dürfte zur Verbesserung der Interoperabilität beitragen und den Unternehmen den Austausch von Rechnungen erleichtern.

Lesen Sie mehr über die Zukunft von E-Invoicing.

Es gibt keinen allgemeinen Mindestumsatz für eine E-Invoicing-Pflicht, da diese von den Vorschriften im jeweiligen Land abhängig ist. In Italien ist E-Invoicing beispielsweise bei allen inländischen Rechnungen vorgeschrieben, unabhängig von der Höhe des Umsatzes. Daher ist es unerlässlich, die landesspezifischen Vorschriften zu prüfen, um die geltende Mindestumsatzgrenze für die E-Invoicing-Pflicht zu ermitteln. 

Achten Sie bei der Suche nach Anbietern von E-Invoicing-Lösungen darauf, ob diese Folgendes anbieten: 

• Zertifizierte E-Invoicing-Verfahren in den Regionen, in denen Sie tätig sind oder eine Geschäftstätigkeit anstreben
• Konvertierung der Rechnungsdaten in die Formate, die Sie, lokale Behörden oder Ihre Geschäftspartner benötigen
• Sicherheits- und Verschlüsselungsdienste, um Sie und Ihre Geschäftspartner vor einem möglichen Missbrauch von Rechnungsdaten zu schützen.
• Dienstleistungen für Steuermeldungen in Echtzeit für die B2G-, B2B- und ggf. B2C-Geschäftstätigkeit, sofern erforderlich
• Digitale Signaturen und digitale Archivierung
• Integration in Ihr bestehendes ERP- oder Finanzsystem
• Zusätzliche Mehrwertdienstleistungen zur Unterstützung der Einhaltung von Vorschriften der lokalen Steuerbehörden
• Unterstützung Ihrer Anforderungen in Bezug auf Überwachung, Datenansichten, Download-Optionen und Dashboards, damit die Benutzer das System effektiv nutzen können

Prüfen Sie auch, ob der Lösungsanbieter ein zertifizierter Anbieter des Peppol Access Point ist (für Länder, in denen dies erforderlich ist). 

Die E-Invoicing-Pflicht bezieht sich auf eine gesetzliche Vorschrift oder Vorgabe, die von einer Regierung erlassen wurde und Unternehmen dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen in einem bestimmten strukturierten Format und in der Regel über eine bestimmte elektronische Plattform zu erstellen, zu übermitteln und zu empfangen. Das bedeutet, dass Abrechnungsverfahren mit Rechnungen in Papierform oder als PDF-Datei nicht mehr zulässig sind.

Die Regierungen verlangen die Anwendung von E-Rechnungen, um eine Effizienzsteigerung in der Wirtschaft zu erzielen, die internationale Geschäftstätigkeit zu erleichtern, Betrug zu verringern, durch einen geringeren Papierverbrauch den Umweltschutz zu unterstützen, Steuererhebungsprozesse zu optimieren und die MwSt.-Lücke zu schließen.

Die MwSt.-Lücke ist die Differenz zwischen den erwarteten MwSt.-Einnahmen einer Regierung und dem tatsächlich eingenommenen Betrag. Die Lücke kann durch Fehler bei der MwSt.-Meldung, ineffiziente Steuererhebungsprozesse und Steuerbetrug entstehen.

E-Invoicing kann Unternehmen in Europa helfen, ihren gesetzlichen und steuerlichen Pflichten nachzukommen und die Integrität des Rechnungsstellungsverfahrens zu gewährleisten sowie durch integrierte Überprüfung und die Anwendung digitaler Signaturen zur Sicherstellung der Authentizität und Integrität der Rechnung Betrug zu unterbinden. 

Da E-Invoicing häufig eine Echtzeitmeldung steuerrelevanter Daten an die Steuerbehörden beinhaltet, können die Regierungsbehörden jede Transaktion einsehen. In vielen Ländern haben Sie auch Einblick in beide Seiten der Transaktion und können die Rechnung des Anbieters mit dem Vorsteuerabzug des Kunden abgleichen. Dies gibt den Steuerbehörden einen kontinuierlichen Einblick in die Geschäftsvorgänge (Continuous Transaction Control), was bei zusammenfassenden Steuererklärungen nicht möglich ist. 

E-Invoicing kann – und in einigen Fällen muss – im öffentlichen Beschaffungswesen genutzt werden. Viele Regierungen weltweit haben eine E-Invoicing-Pflicht für ihre Beschaffungsprozesse erlassen, um die Rechnungsverarbeitung zu optimieren. Gleichzeitig bietet ihnen dieser Schritt die Möglichkeit, E-Invoicing-Verfahren bei Unternehmen in ihrem Land vorzustellen. Die Einführung von E-Invoicing im öffentlichen Beschaffungswesen soll auch zeigen, dass die Regierungen mit gutem Beispiel vorangehen und die Unternehmen darin bestärken, E-Invoicing zu nutzen.

Die E-Invoicing-Pflicht wurde vor über zehn Jahren zuerst in Brasilien eingeführt, kurz darauf folgten die meisten Länder in Lateinamerika (LATAM). Italien führte als erstes europäisches Land die E-Invoicing-Pflicht bei B2G-Geschäftsvorgängen (2014) sowie bei B2B- und B2C-Geschäftsvorgängen (2019) ein. Inwieweit eine E-Invoicing-Pflicht besteht, variiert je nach Land und Art der jeweiligen Transaktion. 

Die Strafen für die Nichteinhaltung der E-Invoicing-Anforderungen variieren je nach Land und den geltenden Vorschriften. In einigen Fällen drohen Unternehmen Geldbußen oder Sanktionen, wenn sie die E-Invoicing-Pflicht nicht umsetzen oder bestimmte technische Anforderungen oder Fristen nicht einhalten. In anderen Fällen kann die Nichteinhaltung der Vorschriften zur Ablehnung von Forderungen und Mehrwertsteuererstattungen führen oder die Teilnahme an öffentlichen Auftragsvergabeverfahren verhindern. Es ist wichtig, dass Unternehmen die Vorschriften und Anforderungen in ihrem Land sorgfältig prüfen, um sicherzustellen, dass sie diesen entsprechen. 

Aufgrund der verbindlichen E-Invoicing-Anforderungen führen Unternehmen die elektronische Rechnungsstellung proaktiv ein, um in allen Regionen, in denen sie tätig sind, oder eine Geschäftstätigkeit anstreben, ihren Pflichten nachzukommen. Durch die Einführung von E-Invoicing gewährleisten Unternehmen nicht nur die Einhaltung der Steuervorschriften im Land, sie profitieren auch von Effizienzsteigerungen und der Automatisierung ihrer Finanzabteilungen. In Ländern, in denen E-Invoicing noch nicht vorgeschrieben ist, gehören zu den treibenden Faktoren für die Implementierung verschiedene staatliche Prämienprogramme für Unternehmen, die E-Invoicing nutzen oder einführen wollen - und dadurch ihre Anbieter und/oder Kunden dazu veranlassen, dasselbe zu tun.

E-Invoicing-Vorgaben wurden in verschiedenen Ländern weltweit eingeführt. Der Umfang und die Einzelheiten der Vorgaben sind von Land zu Land unterschiedlich und können von zahlreichen Faktoren abhängen, z. B. dem Wirtschaftszweig, dem Transaktionswert oder der Unternehmensgröße. 

In Frankreich besteht eine E-Invoicing-Pflicht bei B2G-Geschäftsvorgängen für Anbieter von Waren und Dienstleistungen für den öffentlichen Sektor. Diese Anbieter müssen elektronische Rechnungen in einem bestimmten Format über die Chorus Pro-Plattform (die zentrale Plattform der Regierung für die elektronische Rechnungsstellung) einreichen.

Bei B2B-Geschäftsvorgängen besteht in Frankreich derzeit keine E-Invoicing-Pflicht, aber die französische Regierung hat ihre Absicht angekündigt, voraussichtlich ab 2026 die E-Invoicing-Pflicht für Unternehmen einzuführen. Diese Vorgabe verpflichtet die Unternehmen, ihren Kunden elektronische Rechnungen in einem bestimmten Format auszustellen und zu übermitteln, und zwar über eine von der Regierung genehmigte Plattform.

Das KSeF in Polen - Krajowy System e-Faktur - ist das nationale System für die elektronische Rechnungsstellung. Es wurde vom polnischen Finanzministerium eingeführt, damit Unternehmen Rechnungen elektronisch in einem standardisierten Format versenden und empfangen können. Das KSeF-System basiert auf dem europäischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung und verwendet das Format Universal Business Language (UBL).

Die Vorgabe tritt voraussichtlich im Juli 2024 in Kraft.

E-Invoicing ist derzeit für Unternehmen in Australien und Neuseeland nicht verpflichtend, wird aber von den jeweiligen Regierungen im Rahmen ihres Digital Business Plans gefördert, um die Einführung digitaler Technologien durch Unternehmen zu unterstützen.

Das Australian Taxation Office (ATO) und die neuseeländische Regierung haben ein nationales E-Invoicing-Framework geschaffen, das es Unternehmen in der Region ermöglicht, Rechnungen elektronisch zu versenden und zu empfangen – dabei wird der Peppol-E-Invoicing-Standard genutzt. Die Nutzung des Frameworks ist freiwillig und soll die Unternehmen durch eine Reihe von Vorteilen, wie schnellere Zahlungen, geringere Fehleranfälligkeit sowie Kosteneinsparungen und ein verbessertes Cashflow-Management, zum Einsatz der elektronischen Rechnungsstellung ermutigen.

In Italien ist E-Invoicing seit 2014 bei B2G-Geschäftsvorgängen und seit Januar 2019 bei B2B- und B2C-Geschäftsvorgängen vorgeschrieben. Alle Rechnungen müssen elektronisch im XML- oder FatturaPA-Format ausgestellt und über die Plattform Sistema di Interscambio (SdI) an die italienische Steuerbehörde (Agenzia delle Entrate) übermittelt werden. E-Invoicing ist für alle Unternehmen verpflichtend, und die Nichteinhaltung kann Geldbußen und andere Sanktionen zur Folge haben. 

Die Plattform „Sistema di Interscambio“ (SdI) ist ein E-Invoicing-System, welches von der italienischen Regierung für die Bearbeitung und den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen und öffentlichen Verwaltungen verwendet wird. Es handelt sich um eine Plattform für den elektronischen Datenaustausch, die die Erstellung, die Übertragung und den Empfang von elektronischen Rechnungen im XML- oder FatturaPA-Format ermöglicht. 

E-Invoicing ist im öffentlichen Beschaffungswesen der staatlichen Behörden verpflichtend. Seit November 2020 ist die Entgegennahme von E-Rechnungen durch staatliche Behörden für alle öffentlichen Auftraggeber auf Länderebene (Bundesländer) verpflichtend. Eine E-Invoicing-Pflicht im B2B-Bereich wird in Deutschland voraussichtlich ab 2026 eingeführt. 

Das Königreich Saudi-Arabien (KSA) hat mit Fatoora die zweite Phase seines E-Invoicing-Mandats eingeleitet. Seit 2021 müssen Unternehmen mit einem steuerpflichtigen Umsatz von 500 Mio. SAR und darüber die technischen Anforderungen für die Ausstellung und den Empfang von E-Rechnungen erfüllen und ihre ERP-Systeme über E-Invoicing-Systeme mit der Plattform der General Authority for Zakat, Tax, and Customs Authority (ZATCA) für die Freigabe von E-Rechnungen verknüpfen. 

Im Vereinigten Königreich besteht derzeit keine E-Invoicing-Pflicht für Unternehmen. Die Nutzung von E-Invoicing wird jedoch empfohlen, um den Verwaltungsaufwand zu verringern, das Cashflow-Management zu verbessern und die Effizienz zu steigern. Unternehmen, die E-Invoicing einführen, profitieren von einer schnelleren Zahlungsabwicklung, einer geringeren Anzahl von Fehlern und Missverständnissen sowie besseren Beziehungen zu den Anbietern.      

In Spanien ist E-Invoicing bei B2G-Geschäftsvorgängen verpflichtend. Ab 2024 wird auch für B2B-Geschäftsvorgänge eine E-Invoicing-Pflicht eingeführt.

Im B2B-Bereich ist E-Invoicing in der Slowakei derzeit nicht für alle Geschäftsvorgänge vorgeschrieben. Die zentralen, regionalen und lokalen Behörden sind jedoch verpflichtet, E-Rechnungen (B2G) entgegenzunehmen. Die Regierung führt derzeit ein zentrales nationales elektronisches Rechnungsstellungssystem ein, das es Unternehmen ermöglichen soll, E-Rechnungen in einem strukturierten Datenformat an die staatliche Organisationen zu senden. Dies dient in erster Linie dazu, die neue EU-Richtlinie zur verpflichtenden Einführung von E-Invoicing bei B2G-Lieferungen umzusetzen, wird aber in Zukunft auch auf B2B-Lieferungen ausgeweitet.

In Belgien besteht eine B2G-E-Invoicing-Pflicht für alle zentralen, regionalen und lokalen öffentlichen Auftraggeber. Wirtschaftsbeteiligte der flämischen Regionalregierung und der Regionalregierung der Hauptstadt Brüssel müssen E-Rechnungen für B2G-Geschäftsvorgänge einreichen (alle anderen Wirtschaftssubjekte können dies auf freiwilliger Basis tun).

Bei B2B-Geschäftsvorgängen ist E-Invoicing in Belgien derzeit nicht verpflichtend. Die belgische Regierung hat jedoch die nationale E-Invoicing-Plattform „Belgian e-Invoicing Platform“ (BEP) implementiert, die es Unternehmen ermöglicht, E-Rechnungen zu erstellen, zu versenden und zu empfangen. Die BEP unterstützt eine Reihe von E-Invoicing-Standards, darunter Peppol. Die Regierung hat außerdem Initiativen zur Förderung der elektronischen Rechnungsstellung gestartet. Belgien beabsichtigt eine Ausweitung der E-Invoicing-Pflicht und wird E-Invoicing im B2B-Bereich voraussichtlich 2024/2025 verbindlich einführen. 

In Portugal ist E-Invoicing bei B2C- und B2B-Geschäftsvorgängen nicht verpflichtend. Im B2G-Bereich gibt es jedoch seit 2021 eine E-Invoicing-Pflicht. Die portugiesische Regierung hat die nationale E-Invoicing-Plattform Sistema de Faturação Eletrónica (SFE) implementiert, die es Unternehmen ermöglicht, E-Rechnungen zu erstellen, zu versenden und zu empfangen. Die SFE-Plattform unterstützt zahlreiche E-Invoicing-Standards, einschließlich Peppol. Bevor sie portugiesische B2B-E-Rechnungen ausstellen können, müssen Steuerpflichtige einen Satz eindeutiger Rechnungsnummern bei der Regierungsbehörde beantragen. Anschließend benötigen sie eine zertifizierte Software, um auf jeder Rechnung einen QR-Code zu platzieren, inkl. eines eindeutigen Dokumentencodes (ATCUD). Alle Rechnungen (im PDF-Format, in Papierform, E-Rechnungen) und steuerlich relevanten Dokumente müssen mit QR-Codes und ATCUD-Codes versehen sein.

In Portugal sind QR-Codes auf allen Arten von Rechnungen – in Papierform und elektronisch – gesetzlich vorgeschrieben. Dadurch stehen die Rechnungsdaten in einem strukturierten Format zur Verfügung, das von IT-Systemen erfasst und verarbeitet werden kann. Der QR-Code auf portugiesischen Rechnungen enthält Rechnungsdaten, die den Feldern auf der SAF-T Meldung zugeordnet werden müssen. Andere Länder wie Saudi-Arabien, Indien und die Türkei verlangen ebenfalls die Verwendung von QR-Codes auf E-Rechnungen.

Erfahren Sie mehr über das E-Invoicing in Portugal .

Rumänien hat ein neues nationales System für die elektronische Rechnungsstellung eingeführt – RO e-Factura. Seit dem 1. Juli 2022 sind Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen für B2G-Transaktionen über RO e-Factura auszustellen. Darüber hinaus ist E-Invoicing seit 2022 auch bei bestimmten B2B-Warenlieferungen, denen ein „hohes Risiko für Steuerhinterziehung aufweisen“ zugeschrieben wird, vorgeschrieben. Die E-Invoicing-Pflicht wird voraussichtlich im Jahr 2024 auf alle B2B-Geschäftstätigkeiten in Rumänien ausgeweitet. 

Es gibt zwar keine steuerlich begründete Vorschrift für E-Invoicing in den USA, aber die elektronische Rechnungsstellung ist auf dem Weg. Die Business Payments Coalition (BPC) führte 2022 ein E-Invoicing-Pilotprojekt im B2B-Bereich durch, dessen Ergebnisse genutzt werden, um 2023 einen E-Invoicing-Rahmen im B2B-Bereich für den US-Markt zu schaffen. 

In Kanada besteht derzeit keine E-Invoicing-Pflicht für Unternehmen. Die kanadische Regierung bestärkt jedoch die Unternehmen, E-Invoicing im Rahmen ihres Engagements für eine Modernisierung und Optimierung des Rechnungsstellungsprozesses zu implementieren.

Die Regierung hat auch Maßnahmen zur Erleichterung der Nutzung von E-Invoicing ergriffen, z. B. die Einführung des Pan-Canadian Public Procurement Portal (PSPC) für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen.

In Japan ist E-Invoicing bei bestimmten Transaktionen vorgeschrieben, z. B. bei Geschäftsvorgängen zwischen Unternehmen und Behörden und bei Geschäftsvorgängen zwischen Unternehmen in bestimmten Branchen.

Japan wird mit Wirkung zum 1. Oktober 2023 ein neues Qualified Tax Invoices System für die japanische Verbrauchssteuer (JCT) einführen. Darüber hinaus hat Japan kürzlich Peppol unter dem neuen JP-PINT-Standard eingeführt und die Japan-UK Digital Partnership ins Leben gerufen, um die digitale Zusammenarbeit zwischen den beiden Ländern zu stärken.

Es besteht eine E-Invoicing-Pflicht für alle Unternehmen, die Waren und Dienstleistungen an die Regierung von Singapur liefern. Bei B2B-Transaktionen ist E-Invoicing nicht gesetzlich vorgeschrieben. E-Invoicing wird jedoch für alle anderen Geschäftsvorgänge empfohlen. Die Regierung hat InvoiceNow eingeführt – ein System, das die direkte Übertragung von Rechnungen in einem strukturierten digitalen Format zwischen Finanzsystemen über das landesweite E-Delivery Network ermöglicht, welches auf Peppol basiert. 

In Kroatien gibt es derzeit keine E-Invoicing-Pflicht im B2B-Bereich. Das kroatische Finanzministerium hat jedoch ein neues Projekt namens Fiscalization 2.0 angekündigt.  Dies beinhaltet die Einführung eines Systems für bargeldlose Zahlungen über neue eAccounts und verpflichtendes E-Invoicing mit integrierter E-Archivierung und moderner Online-Buchführung. Die E-Invoicing-Vorgabe und -Plattform sollen ab dem 1. Januar 2025 für B2B- und B2G-Lieferungen gelten.

In Ungarn ist E-Invoicing im öffentlichen Beschaffungswesen (B2G) verpflichtend – Unternehmen müssen E-Rechnungen ausstellen, und alle zentralen, regionalen und lokalen öffentlichen Auftraggeber müssen in der Lage sein, E-Rechnungen anzunehmen und zu bearbeiten.

Unternehmen, die B2B- oder B2C-Transaktionen durchführen, unterliegen in Ungarn nicht der E-Invoicing-Pflicht. Sie sind jedoch verpflichtet, die Daten der im Rahmen von B2B- und B2C-Transaktionen ausgestellten Rechnungen im XML-Format und in Echtzeit (Real-Time Invoice Reporting – RTIR) über die ungarische NAV Online-Plattform an die ungarische Steuerverwaltung zu melden, unabhängig davon, in welchem Format (E-Rechnungen, PDF-Dateien und Rechnungen in Papierform) diese Rechnungen vorliegen. Über dieses System muss jede Rechnung innerhalb von 24 Stunden nach ihrer Ausstellung an die Steuerbehörde gemeldet werden.

Ein neuer Dienst, der den Wirtschaftsteilnehmenden auf der NAV Online-Plattform zur Verfügung steht, ermöglicht es, die XML-Datei, die der Anbieter zur Einreichung von Rechnungsdaten an die NAV Online-Plattform übermittelt hat, für die Ausstellung einer E-Rechnung an den Kunden zu nutzen. Anbieter, die diesen Dienst nutzen möchten, müssen alle Rechnungsdaten in die XML-Datei für RTIR einfügen und angeben, dass es sich um eine elektronische Rechnung handelt. Die Rechnungsdaten müssen als Hash-Wert verschlüsselt werden und dieser Hash-Wert muss in die XML-Datei aufgenommen werden. 

Wenn die Nutzung von E-Invoicing vorgeschrieben ist oder Sie sich für die Anwendung entscheiden, wenden Sie sich an den Anbieter Ihres ERP-Systems oder der sonstigen Geschäftssysteme, die Sie für die Rechnungsstellung verwenden. Da die Zahl der Länder, in denen eine E-Invoicing-Pflicht besteht, ständig zunimmt, kann es sein, dass der Anbieter Ihres Systems E-Invoicing-Funktionen als Standard- oder Zusatzoption anbietet. Oracle bietet die E-Invoicing-Funktionen von Avalara in der Oracle ERP Cloud an. Eine eigene E-Invoicing-Lösung zu entwickeln und zu implementieren kann schwierig sein. Hierzu sind erhebliche Ressourcen, Vorabinvestitionen und rechtliche sowie technische Kenntnisse erforderlich. Die Pflege und Aktualisierung Ihrer eigenen Lösung über Jahre hinweg kann eine Herausforderung sein.

Eine gute Alternative ist die Inanspruchnahme eines E-Invoicing-Anbieters. Sie verknüpfen Ihr System mit dem E-Invoicing-Dienst des Anbieters und bezahlen für die Transaktionen. Der Dienstleister ist für die Pflege der Lösung über deren gesamten Lebenszyklus hinweg verantwortlich. Wenn Sie E-Invoicing in mehreren Ländern benötigen, haben Sie die Wahl zwischen einem globalen Anbieter, der alle Länder abdeckt, in denen Sie tätig sind, und mehreren lokalen Anbietern. 

E-Invoicing bietet europäischen Unternehmen mehrere Vorteile, unter anderem folgende:

• Kosteneinsparungen: E-Invoicing verringert erheblich die Kosten für Papier, Druck, Porto und manuelle Bearbeitung.
• Schnellere Abwicklung: Die manuelle Dateneingabe oder Bearbeitung von Papierdokumenten entfällt. Dies kann zu schnelleren Zahlungszyklen und einem verbesserten Cashflow führen. 
• Weniger Fehler: E-Invoicing verringert das Risiko von Fehlern, die bei der manuellen Eingabe und Bearbeitung von Daten möglicherweise auftreten, und führt dadurch zu genaueren Rechnungen und weniger Streitfällen.  
• Effizienzsteigerung: E-Invoicing optimiert den Rechnungsstellungsprozess und reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand für das Erstellen und Senden von Rechnungen. Dadurch werden Ressourcen frei, die sich anderen Aufgaben im Unternehmen widmen können. 

Die Kapitalrentabilität für E-Invoicing variiert, da sie erheblich von der Anzahl der erstellten oder eingehenden Rechnungen sowie von den Material-, Transport- und Personalkosten abhängt. Schätzungen von Avalara zufolge kann sich die Nutzung von E-Invoicing in der Regel innerhalb von 6-18 Monaten auszahlen. 

Der Einsatz von E-Invoicing ermöglicht die Implementierung einer automatisierten Rechnungsabwicklung. Laut der Billentis-Studie können durch E-Invoicing im Vergleich zur manuellen Bearbeitung von Rechnungen in Papierform in den meisten Fällen Kosteneinsparungen in Höhe von 60–80 % erzielt werden.

E-Invoicing ist der Ersatz von Rechnungsdokumenten in Papierform durch elektronische Alternativen. Rechnungen im PDF-Format lassen vermuten, dass es elektronische Rechnungen sind, da es sich um elektronische Dokumente handelt. Die Erstellung von PDF-Dateien, ihr Versand per E-Mail an den Empfänger und ihre Verarbeitung erfordern jedoch nach wie vor menschliches Eingreifen. Im Gegensatz dazu werden beim E-Invoicing Daten in strukturierten Formaten verwendet, die von Computern gelesen und verarbeitet werden können, um automatisierte Prozesse über den gesamten Lebenszyklus der Rechnungsstellung hinweg, von der Ausstellung bis hin zur Archivierung, zu ermöglichen. Zur Nutzung von E-Invoicing benötigen Sie ein E-Invoicing-System, das Daten aus Ihrem ERP-System oder anderen Geschäftssystemen abrufen, in die erforderlichen strukturierten Datenformate umwandeln und an das gewünschte Ziel (End Point) übertragen kann. Je nach Ihren Anforderungen oder den lokalen gesetzlichen Vorschriften kann dieses Ziel direkt bei Ihrem Geschäftspartner, der örtlichen Steuerbehörde oder einem Rechnungsaustauschnetz liegen.

E-Invoicing spart Unternehmen Zeit und Geld, indem der Rechnungsstellungsprozess optimiert und automatisiert wird. Da weniger Papierdokumente und manuelle Dateneingaben erforderlich sind, können Unternehmen Zeit und Kosten bei der Erstellung, dem Versand und der Bearbeitung der Rechnungen sparen.

Die elektronische Rechnungsstellung unterstützt europäische Unternehmen in Bezug auf Rechnungsabgleich und Meldeprozesse, indem sie Echtzeitzugriff auf Rechnungsdaten ermöglicht und den Abgleich von Rechnungen und Zahlungen automatisiert. Dadurch sind weniger manuelle Abstimmungsvorgänge erforderlich sowie genauere und aktuelle Meldungen möglich. E-Invoicing kann auch die ausgehenden Zahlungsprozesse beschleunigen und die Prozesse bezüglich Zahlungseingang optimieren, sodass die Unternehmen ihre Finanzmittel besser verwalten können. 

E-Invoicing unterstützt die Geschäftsbeziehungen zwischen Anbietern und deren Kunden in Europa durch einen vereinfachten Rechnungsstellungsprozess, der das Risiko möglicher Fehler und Verzögerungen verringert und den Verkäufern einen schnelleren Zahlungseingang ermöglicht. Deren Kundinnen und Kunden profitieren hingegen von einem geringeren Zeitaufwand für die interne Rechnungsbearbeitung. Durch die kürzere Rechnungsbearbeitungszeit können sie Rechnungen schneller bezahlen und von Skonti profitieren. Die Nutzung von E-Invoicing kann daher den Cashflow auf beiden Seiten verbessern - bei den Anbietern und bei den Käufern. 

E-Invoicing ermöglicht es Unternehmen in Europa, ihre Effizienz zu steigern, da manuelle Arbeitsvorgänge und Fehler verringert und die Abrechnungsprozesse schneller und transparenter werden. Unternehmen können außerdem Zeit und Geld sparen, ihren Cashflow verbessern und  besser für die Zukunft planen. 

E-Invoicing bietet Unternehmen eine umweltfreundlichere Alternative zur herkömmlichen Rechnungsstellung auf Papier, da der mit Papier anfallende Abfall und der Energieverbrauch reduziert werden. 

Im internationalen Bereich können Unternehmen E-Invoicing über internationale Netze wie Peppol implementieren und somit die grenzüberschreitenden Geschäftsvorgänge vereinfachen. Das mit mehrsprachigen Funktionen ausgestattete Peppol-Netzwerk bietet die Nutzung von standardisierten Formaten sowie eine schnelle und sichere Rechnungszustellung an Empfänger in den Peppol-Mitgliedsländern. Um die Einhaltung der landesspezifischen Vorschriften in Europa, LATAM und anderen Regionen zu erfüllen, muss oft die Plattform des jeweiligen Landes genutzt werden. 

E-Invoicing kann Unternehmen in Europa zu einem besseren Cashflow-Management verhelfen, indem es die Zahlungsabwicklung beschleunigt, Zahlungsverzögerungen verringert, eine höhere Genauigkeit und Transparenz bietet, die Transaktionskosten senkt und bessere Finanzplanungsmöglichkeiten bietet.

Dank einer höheren Geschwindigkeit und Genauigkeit und eines besseren Einblicks in die Prozesse der Kreditorenbuchhaltung können Unternehmen in Europa mit E-Invoicing das Risiko verspäteter Zahlungen mindern. Da in der Kreditorenbuchhaltung weniger Zeit für die Bearbeitung der Rechnungen benötigt wird, können Unternehmen diese schneller bezahlen, ihren Cashflow verbessern und das Risiko von anfallenden Gebühren aufgrund verspäteter Zahlungen verringern.

Unternehmen in Europa können mit E-Invoicing ihre Zahlungsprozesse optimieren, da zum Erstellen, Versenden und Empfangen von E-Rechnungen weniger Zeit benötigt wird als bei Rechnungen in Papierform oder im PDF-Format und sich dadurch der Zeitraum zwischen Rechnungsausstellung und Zahlung verkürzt. E-Invoicing kann auch helfen, die Fehlerquote verringern und potenzielle Konflikte zu vermeiden, da die manuelle Dateneingabe entfällt und dadurch weniger Eingabefehler passieren. Darüber hinaus kann E-Invoicing in Buchhaltungs- und Zahlungssysteme integriert werden, sodass ein automatischer Rechnungsabgleich und eine automatische Zahlungsverarbeitung möglich sind, die den Zeit- und Arbeitsaufwand für die gesamte Zahlungsabwicklung weiter verringert. 

Die Nutzung von E-Invoicing kann europäischen Unternehmen ein höheres Sicherheitsniveau bieten als herkömmliche Rechnungsstellungsmethoden, da das Betrugsrisiko geringer ist, ein besserer Schutz der Privatsphäre und ein höheres Datenschutzniveau gewährleistet sind, die Rechnungen automatisch verarbeitet werden und es einen Prüfpfad für die Aktivitäten gibt. Da E-Rechnungen direkt in Ihr System übertragen werden, besteht ein geringeres Risiko, dass Rechnungen verlegt oder von unbefugten Personen geöffnet werden. Die automatisierte Validierung von Daten oder die von den lokalen Steuerbehörden durchgeführte Datenüberprüfung von E-Rechnungen erhöht die Sicherheit der Rechnungsübermittlungsprozesse weiter.

Die wichtigsten Funktionen einer zuverlässigen E-Invoicing-Lösung sind die Erstellung von elektronischen Rechnungen und deren Übermittlung an das gewünschte Ziel. Um die Einhaltung der geltenden Vorschriften des jeweiligen Lands zu gewährleisten, muss das verwendete System die lokalen Anforderungen unterstützen, z. B. die Anwendung digitaler Signaturen, die digitale Archivierung innerhalb der Landesgrenzen oder die Erstellung von QR-Codes.

Da Abrechnungs- und Rechnungsvorgänge unternehmenskritische und vertrauliche Informationen beinhalten, sollten auch Datensicherheit und Verschlüsselung auf erster Stelle stehen.

Weiter sind eine schnelle Bereitstellung und positive Benutzererfahrung bei einer E-Invoicing-Lösung sehr wichtig.

Einfache Rechnungsverfolgung, problemlose Integration mit anderen Systemen, Anpassung, Reporting und Analyse, einfaches Onboarding von Geschäftspartnern und andere praktische Tools können die Effizienz in Ihrer Finanzabteilung verbessern und den ROI der E-Invoicing-Implementierung steigern. 

Im Beschaffungswesen und Supply Chain Management ist E-Invoicing von wesentlicher Bedeutung, da der Rechnungsstellungsprozess automatisiert, Fehler und Verzögerungen verringert sowie die Sichtbarkeit und Transparenz in der gesamten Lieferkette verbessert werden. Darüber hinaus ermöglicht E-Invoicing eine bessere Nachverfolgung und Analyse der Rechnungsdaten, die zur Ermittlung von Trends, zur Optimierung der Beschaffungsprozesse und zur Verbesserung der allgemeinen Effizienz der Lieferkette genutzt werden können. 

Diese sind die gängigsten E-Invoicing Formate ( Jedes Format hat seine Vor- und Nachteile):

• EDI-Standards: EDI (Electronic Data Interchange) ist die technische Grundlage für die Übermittlung von verschiedenen Geschäftsdaten (darunter Rechnungen) zwischen zwei Geschäftseinheiten - bei B2B-Transaktionen werden EDI-Formate oft genutzt. Rechnungen im EDI-Format werden direkt zwischen den Systemen des Senders und des Empfängers übertragen, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist. Für E-Invoicing werden verschiedene EDI-Formate genutzt, unter anderem EDIFACT, TRADACOMS, ODETTE und ANSI ASC X12. 
• XML (Extensible Markup Language): XML ist ein flexibles, strukturiertes Datenformat, das in der elektronischen Rechnungsstellung weit verbreitet ist. Rechnungen im XML-Format können problemlos zwischen verschiedenen Systemen und Plattformen ausgetauscht und an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. 
• UBL (Universal Business Language): UBL ist ein offener XML-basierter Standard mit einem vordefinierten Schema für E-Invoicing. Er ist ein in Europa sehr populäres Format, welches weltweit immer größere Verbreitung findet. Rechnungen im UBL-Format sind strukturiert und standardisiert, sodass sie leicht verarbeitet und in andere Geschäftssysteme integriert werden können. 
• Peppol (Pan-European Public Procurement Online): Peppol ist ein europäisches Netzwerk für das elektronische Beschaffungsverfahren (E-Beschaffung), das den internationalen elektronischen Dokumentenaustausch für viele Dokumenttypen einschließlich elektronischer Rechnungen erleichtert. Das System ist in Europa weit verbreitet und wird auch in anderen Ländern wie Neuseeland, Australien, Japan und Singapur implementiert. Peppol-Rechnungen basieren auf dem Peppol BIS Billing 3.0-Format, das das UBL-Format verwendet. Der Austausch der E-Rechnungen erfolgt über ein sicheres Netzwerk von Zugangspunkten (Access Points). Länder können Peppol durch die Einrichtung von Access Points bereitstellen. Um E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk austauschen zu können, benötigen Sie einen Peppol Access Point-Anbieter, der die Rechnungen in dem im jeweiligen Land verwendeten Peppol-Format an den Empfänger übermittelt.
• PDF (Portable Document Format): Obwohl sie in einem digitalen Format vorliegen, enthalten Dateien im PDF-Standardformat keine strukturierten Daten für die automatische Verarbeitung und gelten daher nicht als E-Rechnungen. PDF-Dateien, die im PDF/A-3-Format nach dem ZUGFeRD- oder Factur-X-Standard erstellt wurden, können strukturierte Daten enthalten und sind die einzigen PDF-Dateien, die als E-Rechnungen gelten.

Die Wahl des E-Invoicing-Formats hängt von zahlreichen Faktoren ab, unter anderem von den Anforderungen der Unternehmen und deren Handelspartnern sowie von den Vorschriften der Aufsichtsbehörden und den verfügbaren technischen Ressourcen.

Rechnungen im Standard-PDF-Format werden zwar elektronisch bereitgestellt, gelten aber nicht als E-Rechnungen im Sinne der von zahlreichen Regierungen und internationalen Behörden für das E-Invoicing festgelegten Definition. Per E-Mail versendete Rechnungen im PDF-Format werden zwar digital erstellt, übermittelt und empfangen, ihre Verarbeitung erfordert jedoch die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten durch den Käufer. Dadurch sind die Möglichkeiten zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltungsprozesse eingeschränkt. Hiervon ausgenommen sind PDF-Dateien, die in Deutschland nach dem ZUGFeRD-Standard und in Frankreich nach dem Factur-X-Standard erstellt wurden. Diese PDF-Dateien sind so genannte „Hybrid“-PDFs: Ihre visuelle Darstellung kann von Personen gelesen werden, während die integrierten Rechnungsdaten im XML-Format von Computern gelesen und somit für die automatisierte Verarbeitung von Rechnungen verwendet werden können.

E-Invoicing und elektronischer Datenaustausch (EDI) sind nicht dasselbe. E-Invoicing ist der Prozess des elektronischen Erstellens und Empfangens von Rechnungen in einem strukturierten Format wie XML oder PDF/A-3 mit XML-Daten, während EDI ein umfassenderer elektronischer Austausch von verschiedenen Geschäftsdokumenten in standardisierten Formaten bedeutet, der Bestellungen, Rechnungen und andere Geschäftsdokumente umfassen kann. E-Invoicing ist eine Unterkategorie von EDI und bezieht sich speziell auf die elektronische Rechnungsstellung. Die beiden Begriffe werden jedoch manchmal synonym verwendet.

Echtzeit-Meldung oder Live-Reporting bedeutet, dass der Anbieter die MwSt.- oder andere Rechnungsdaten unmittelbar zum Zeitpunkt des Geschäftsvorgangs an die Steuerbehörden übermitteln muss. Anders als bei den üblichen, periodischen Datenmeldungen (z. B. zusammenfassende MwSt.-Meldung) wird bei der Meldung in Echtzeit jede einzelne Transaktion (und die entsprechenden Daten für die indirekten Steuern) sofort an die Steuerbehörde gemeldet. Die Meldung in Echtzeit ermöglicht es den Steuerbehörden, detaillierte Einblicke in die Geschäftsaktivitäten zu gewinnen und steuerlich relevante Daten kontinuierlich zu erfassen. 

UBL – Universal Business Language – ist ein strukturiertes Format, ein offener, lizenzfreier, XML-basierter Standard für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten wie Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheinen zwischen Unternehmen. Beim E-Invoicing enthält dann die UBL-Datei alle Informationen, die sonst auf Papier oder in einem PDF-Dokument enthalten sind – allerdings in einer fest definierten XML-Struktur, die von Algorithmen gelesen werden kann. Dies ermöglicht eine automatisierte Datenverarbeitung. 

Die kontinuierliche Transaktionskontrolle (CTC) ist eine Art von Steuer-Compliance-System, das in einigen Ländern von den Steuerbehörden zur Überwachung und Einsicht in Geschäftsvorgänge in Echtzeit eingesetzt wird. In solchem System wird den Unternehmen eine umgehende Meldung ihrer Transaktionen (Meldung in Echtzeit) verlangt, statt Einreichung von periodischen Steuererklärungen. Vereinfacht ausgedrückt ist die ‚kontinuierliche Transaktionskontrolle‘ seitens der Steuerbehörde das Resultat der ‚Echtzeit-Meldepflicht‘ auf Seite des Unternehmens.

Das CTC-System soll Steuerhinterziehungen verringern, die Transparenz erhöhen und die Steuererhebung optimieren. 

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein Netzwerk für den Austausch von Dokumenten, das Standards und Spezifikationen für den Austausch von E-Rechnungen und anderen elektronischen Geschäftsdokumenten nutzt. Es soll die E-Beschaffungsprozesse über Grenzen hinweg vereinfachen.

Peppol verwendet einen standardisierten Satz von Formaten und Protokollen, die es verschiedenen Systemen ermöglichen, miteinander zu kommunizieren. Darüber hinaus nutzt es eine allgemeine Teilnehmerkennung, die so genannte Peppol-ID, mit der die Teilnehmer im Peppol-Netzwerk identifiziert und validiert werden können.

Peppol wurde ursprünglich von vielen Ländern in Europa gemeinsam gegründet und wird heute auch von Ländern wie Singapur, Japan, Australien und Neuseeland genutzt. Es hat sich zu einem wichtigen Standard für das E-Invoicing und die E-Beschaffung entwickelt und wird voraussichtlich eine zentrale Rolle bei der fortschreitenden Digitalisierung der öffentlichen Beschaffungsprozesse spielen. Peppol ermöglicht E-Rechnungsaustausch nach dem Vier-Ecken-Modell. 

Das Vier-Ecken-Modell in der elektronischen Rechnungsstellung definiert die Rollen und Verantwortlichkeiten der verschiedenen am Rechnungsstellungsprozess beteiligten Parteien. Bei diesem Modell nutzen der Rechnungssteller und der Rechnungsempfänger jeweils einen anderen E-Invoicing-Dienstleister. Die vier Eckpunkte sind: der Aussteller, der Empfänger, der Dienstleister des Ausstellers und der Dienstleister des Empfängers.

Der Aussteller ist die Partei, die die Rechnung erstellt und versendet, der Empfänger ist die Partei, die die Rechnung empfängt und verarbeitet, und ihre Dienstleister sind die Dritt- bzw. Viertbeteiligte, die den Austausch elektronischer Rechnungen erleichtern. Mit dem Vier-Ecken-Modell kann sichergestellt werden, dass die E-Invoicing-Prozesse branchen- und länderübergreifend standardisiert und transparent sind. 

Beim Post-Audit-Modell sendet der Rechnungssteller die Rechnung direkt an den Rechnungsempfänger, möglicherweise über einen E-Invoicing-Anbieter, jedoch ohne vorherige Einbeziehung der lokalen Steuerbehörde. Die Steuerbehörde hat dennoch die Möglichkeit, Einsicht in die E-Rechnung zu nehmen, aber erst nachdem diese Rechnung dem Kunden übermittelt wurde („Post“ - im Nachhinein) und in der Regel auf Anfrage im Rahmen des Prüfungsverfahrens („Audit“). Im Gegensatz zu anderen Modellen, wie dem Clearance-Modell, erhält hier die lokale Steuerbehörde die Informationen erst nach Abschluss des Geschäftsvorgangs. Das Unternehmen muss die Echtheit der Herkunft (Authentizität) der Rechnung und die Unversehrtheit des Inhalts (Integrität) gewährleisten und das Dokument für einen bestimmten Zeitraum archivieren, um den Prüfungsanforderungen zu entsprechen.

Das Post-Audit-Modell ist jedoch nach wie vor anfällig für Betrug und wird zunehmend durch das Clearance-Modell ersetzt, das durch Transparenz und Einsicht in die Geschäftsvorgänge in Echtzeit Betrugsvorfälle verringern kann.

Das Clearance-Modell bedeutet in der elektronischen Rechnungsstellung, dass eine Steuerbehörde als Drittpartei in den Rechnungsdatenaustausch zwischen dem Anbieter und dem Kunden einbezogen wird. In vielen Ländern ist die Anwendung des Clearance-Modells beim E-Invoicing gesetzlich vorgeschrieben, da es den Steuerbehörden einen Einblick in die Geschäftsvorgänge nahezu in Echtzeit ermöglicht. Bei diesem System muss die E-Rechnung vor der Übermittlung an den Empfänger von der zuständigen Steuerbehörde genehmigt werden. Diese Genehmigung erfolgt in der Regel in Echtzeit und ermöglicht es der Steuerverwaltung, Informationen über den zu erhebenden Mehrwertsteuerbetrag zu erhalten. Es gibt verschiedene Arten von Clearance-Modellen. In einigen Ländern werden die Rechnungsdaten an die Steuerbehörde übermittelt und die Steuerbehörde erstellt die endgültige Rechnung für den Empfänger. In anderen Ländern übermitteln die Steuerbehörden den Rechnungsstellern eine Bestätigung oder geben „grünes Licht“, woraufhin diese eine Rechnung für ihren Kunden ausstellen (dies kann eine E-Rechnung im B2B-Bereich oder eine Rechnung in Papierform im B2C-Bereich sein). 

Ein QR-Code ist ein zweidimensionaler individueller Code, der die Speicherung von Informationen in einem maschinenlesbaren Format auf einem kompakten Grafikelement ermöglicht. Beim E-Invoicing wird der QR-Code verwendet, um Informationen zu einer bestimmten Rechnung zur Verfügung zu stellen. Da der QR-Code Informationen über die Rechnung und die Zahlungsmodalitäten enthalten kann, erfreut er sich zunehmender Beliebtheit als zeiteffizientes Instrument zur Zahlungseinleitung und dient dazu, mögliche Manipulationen an der Rechnung zu verhindern. Die Nutzung von QR-Codes ermöglicht es den Behörden, Rechnungen nachzuverfolgen und die Käufer zu veranlassen, die erhaltenen Rechnungen den Steuerbehörden auf einfache Weise zu melden. Die Verwendung von QR-Codes ist z. B. in Portugal, Saudi-Arabien und vielen Ländern Lateinamerikas vorgeschrieben.

Der ZUGFeRD*-Standard ist ein in Deutschland etabliertes E-Rechnungsformat. Die Verwendung des ZUGFeRD-Standards ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen in einem Hybrid-Format (menschenlesbar und maschinenlesbar) zu erstellen und sie digital mit ihren Geschäftspartnern oder im öffentlichen Beschaffungswesen auszutauschen. Das ZUGFeRD-Rechnungsformat ist derzeit die am weitesten verbreitete Form der E-Rechnung in Deutschland.

ZUGFeRD-Rechnungen basieren auf dem PDF/A-3-Standard, der in einer PDF-Datei eine visuelle Darstellung (menschenlesbares Format) bietet und gleichzeitig Rechnungsdaten in einem strukturierten Format als eingebettete XML-Datei enthält (lesbar für Algorithmen, die die Daten extrahieren können).

*ZUGFeRD ist die Abkürzung für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. 

SAF-T steht für Standard Audit File for Tax. Der SAF-T-Standard wurde 2005 von der OECD entwickelt, um die elektronische Meldung von Rechnungslegungsdaten von Unternehmen an nationale Steuerbehörden und Wirtschaftsprüfer zu ermöglichen. Das SAF-T-Format ist ein strukturiertes Datenformat, das auf XML basiert. SAF-T ist zwar ein internationaler Standard für den grenzüberschreitenden Datenaustausch und die Automatisierung von Prüfungen, bietet aber Raum für länderspezifische Bereiche, um den lokalen Anforderungen in den Prüfungs- und Steuersystemen Rechnung zu tragen. Daher nutzen einzelne Länder möglicherweise angepasste, länderspezifische Standards, wie z. B. SAF-T (PT) in Portugal. Ziel ist es, eine gewisse Einheitlichkeit der Standards im Bereich der digital gestützten Meldung zu gewährleisten. SAF-T wird derzeit in Portugal, Ungarn, Polen, Norwegen, Litauen, Luxemburg, Rumänien, Frankreich und Österreich eingesetzt.

Die E-Invoicing-Modelle unterscheiden sich je nach verwendeter Technologie und Infrastruktur für den Austausch von E-Rechnungen. Die E-Invoicing-Modelle können sich auch hinsichtlich der Standards und Formate für den Austausch von Rechnungsdaten sowie der regulatorischen und rechtlichen Anforderungen in den verschiedenen Ländern unterscheiden.

Bei der Einführung der verpflichtenden Nutzung von E-Invoicing obliegt es der Regierung, zu entscheiden, welches Modell für das Land geeignet ist. Dies hängt vor allem davon ab, welche Ziele verfolgt werden und wie stark die Behörden in den Abrechnungsprozess eingebunden werden sollen. Das relativ einfache Vier-Ecken-Modell erleichtert beispielsweise den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und steigert die Effizienz. Da die Steuerbehörde jedoch nicht eingebunden ist, können keine steuerlich relevanten Daten erhoben werden. Bei den fortschrittlicheren Modellen, die eine Freigabe (Invoice Clearance) oder Rechnungsstellung durch die Steuerbehörde (Invoice Issuance) beinhalten, wirkt die Steuerbehörde beim Abrechnungsprozess mit. Dadurch haben die Steuerbehörden die Möglichkeit, kontinuierlich Steuerdaten zu erheben (kontinuierliche Transaktionskontrolle / Continuous Transaction Control - CTC). Zugleich erfordern diese Modelle eine viel stärkere Beteiligung und höhere Investitionen seitens der Regierung.

Digitale Signaturen sind erforderlich, um die Echtheit der Herkunft (Authentizität) von Dokumenten und die Unversehrtheit der Inhalte (Integrität) zu gewährleisten. Eine digitale Signatur ist nicht mit einer gewöhnlichen elektronischen Unterschrift gleichzusetzen, die die unterzeichnende Person identifiziert. Beim E-Invoicing sind digitale Signaturen kryptografische Verfahren, die die Authentizität und Integrität der E-Rechnungen sicherstellen sollen, indem sie elektronische Datensätze erstellen, die gewährleisten, dass nach der Ausstellung der Rechnung keine Manipulationen daran vorgenommen wurden. Eine digitale Signatur ist also eine Art „elektronisches Schloss“ auf der Rechnung.

Einige Länder schreiben die Nutzung von digitaler Signatur bei E-Rechnungen strikt vor, während andere Länder E-Rechnungen auch ohne digitale Signatur als gültig erachten. Die in einem Land geltenden Vorschriften können sich im Laufe der Zeit ändern. 

Die digitale Archivierung ist ein wesentlicher Bestandteil der elektronischen Rechnungsstellung, da sie eine sichere und effiziente Methode zum Speichern und Verwalten von E-Rechnungen bietet. Durch die digitale Archivierung sind die Rechnungen besser geschützt, da sie in einem sicheren und fälschungssicheren Format gespeichert werden. Darüber hinaus kann mit der digitalen Archivierung gewährleistet werden, dass die elektronischen Rechnungen gemäß den gesetzlichen und behördlichen Vorschriften aufbewahrt werden, was Unternehmen und ihren Kunden Sicherheit gibt. Daher ist die digitale Archivierung ein wesentlicher Bestandteil von E-Invoicing. Die Vorschriften sind von Land zu Land verschieden. Die Regierung jedes Landes legt fest, wie, wo und wie lange die E-Rechnungen aufzubewahren sind. In Saudi-Arabien beispielsweise ist die Aufbewahrung von E-Rechnungen im eigenen Land strikt vorgeschrieben, während andere Länder mehr Flexibilität erlauben.

Die digitale Kreditorenbuchhaltung (Accounts Payable, AP) ist die Digitalisierung und Automatisierung von AP-Prozessen. Im Rahmen dieser Prozesse werden die Rechnungsdaten in einem strukturierten elektronischen Format über verschiedene Kommunikationsprotokolle vom Verkäufer empfangen und direkt in das ERP-System übertragen.

Die digitale Debitorenbuchhaltung (Accounts Receivable, AR) ist die Digitalisierung und Automatisierung von AR-Prozessen. Im Rahmen dieser Prozesse werden die im ERP-System erstellten Rechnungsdaten in standardisierte strukturierte elektronische Formate umgewandelt, elektronisch signiert oder anderweitig validiert und an den Empfänger (den Kunden) gesendet.

Moderne E-Invoicing-Lösungen bieten umfassende Integrationsoptionen, die es Unternehmen ermöglichen, E-Invoicing-Funktionen in ihr bestehendes ERP-System zu integrieren, sodass Veränderungen an der bestehenden Infrastruktur häufig nicht erforderlich sind.

Eine verzögerte Implementierung von E-Invoicing kann erhebliche negative Auswirkungen auf die Geschäftstätigkeit eines Unternehmens haben, unerwartete Prüfungen und Strafgebühren verursachen und das Wachstum bremsen. Wenn Unternehmen reaktiv handeln und E-Invoicing-Pflichten erst wahrnehmen, wenn diese in Kraft treten, verpassen sie möglicherweise die Vorteile eines strategischen, proaktiven E-Invoicing-Ansatzes. Proaktives Handeln ermöglicht Unternehmen die effektive Planung, Vorbereitung und zeitige Umsetzung einer E-Invoicing-Lösung, um den anstehenden Anforderungen zu entsprechen.

Zu den allgemeinen Herausforderungen bei der Einführung einer E-Invoicing-Lösung gehören - unter anderem – der interne Widerstand gegen Veränderungen, aber auch Klärung von technischen Fragen, Kosten und Compliance-Anforderungen. Wichtig sind auch der Auswahlprozess der Anbieter, die Sicherstellung der erforderlichen Datenqualität, die Auswirkungen von E-Invoicing- auf bestehende Prozesse sowie Schulung von Nutzern und generelle Verbreitung der Informationen zu diesem Thema. Diese Herausforderungen können jedoch mit der richtigen Planung und Ausführung überwunden werden. 

Die Kosten, die Unternehmen in Europa für die Einführung einer E-Invoicing-Lösung entstehen, variieren je nach den spezifischen Anforderungen des Unternehmens und der gewählten Lösung. Wesentliche Faktoren, die sich auf die Implementierungskosten der E-Invoicing-Lösung auswirken können, sind die Kosten für Softwarelizenzen und Investitionen im Zusammenhang mit der Integration mit anderen Systemen wie ERP-, Buchhaltungs- oder Beschaffungssystemen. Beim Handel in mehreren Ländern können sich diese Kosten mit jedem neuen lokalen E-Invoicing-Projekt vervielfachen. Unternehmen sollten auch die mit dem Änderungsmanagement verbundenen Kosten berücksichtigen, z. B. für Schulungen und Onboarding von einzelnen Anbietern.

Die Wahl eines Anbieters, der eine E-Invoicing-Lösung für die Nutzung in mehreren Ländern anbietet, kann dazu beitragen, die Gesamtkosten für international tätige Unternehmen zu begrenzen, da die Notwendigkeit paralleler Projekte und der parallelen Wartung mehrerer Lösungen kleiner wird. Die Vorteile von E-Invoicing-Nutzung, z. B. kürzere Bearbeitungszeiten für Rechnungen, höhere Genauigkeit und verbesserter Cashflow, können die Implementierungskosten überwiegen. 

Ja, E-Invoicing kann in andere Softwaresysteme integriert werden. Die Möglichkeit der nahtlosen Integration von E-Invoicing in andere Softwaresysteme zur Automatisierung und Optimierung des Rechnungsstellungsprozesses ist einer der wesentlichen Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung.

E-Invoicing-Software kann in Buchhaltungssoftware, ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning), CRM-Software (Customer Relationship Management), POS-Systeme (Point-of-Sale) und andere Geschäftssysteme integriert werden. Diese Integration ermöglicht eine reibungslose Datenübertragung zwischen den Systemen sowie die Verringerung manueller Dateneingaben und die Steigerung der Effizienz.

Weitere Informationen finden Sie unter Was ist Avalara E-Invoicing and Live Reporting in diesen häufig gestellten Fragen.

Beim Übergang von der herkömmlichen Rechnungsstellung zur elektronischen Rechnungsstellung müssen Sie in der Regel die Rechnungsstellungsanforderungen in allen Ländern prüfen, in denen Sie tätig sind (in denen eine E-Invoicing-Pflicht für Ihre Art der Geschäftstätigkeit besteht oder geplant ist), sowie eine E-Invoicing-Lösung mithilfe eines Auswahlprozesses beurteilen und auswählen. Dieses E-Invoicing-System muss dann mit der entsprechenden Business-Plattform verbunden werden. Gegebenenfalls muss zuerst eine Vorabprüfung Ihres bestehenden Geschäftssystems durchgeführt werden, um festzustellen, ob es die zur Einhaltung der Vorgaben erforderlichen Daten in den gewünschten Formaten liefern kann. Wenn Ihr E-Invoicing-System eingerichtet und betriebsbereit ist, werden die nächsten Schritte darin bestehen, Ihre Lieferanten und Kunden über die Umstellung zu informieren und entsprechende Tests durchzuführen. Sobald die elektronische Rechnungsstellung für alle Lieferanten und Kunden eingeführt ist, muss das System durchgehend überwacht werden. Für einen reibungslosen Übergang ist eine sorgfältige Planung, Personalschulung und Kommunikation mit allen Beteiligten notwendig. 

Moderne E-Invoicing-Lösungen bieten umfassende Integrationsoptionen, die es Unternehmen ermöglichen, E-Invoicing-Funktionen in ihr bestehendes ERP-System zu integrieren, sodass Veränderungen an der bestehenden Infrastruktur häufig nicht erforderlich sind.